○北河内4市リサイクル施設組合文書取扱規則
平成16年6月1日
規則第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、別に定めるものを除き、北河内4市リサイクル施設組合(以下「組合」という。)における事務の適正かつ能率的な遂行を図るとともに、組合における公文書の公開等の制度の円滑な運用に資することを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 事務の処理は、別に定めるものを除き、文書によって行うものとする。
2 文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(1) 文書 事務を処理するために作成され、又は収受された書類、図面、写真及び電磁的記録の情報を出力等することにより作成されたものをいう。
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電磁的記録媒体 電磁的記録の情報が記録されたものをいう。
(4) 起案文書 事案の処理について、上司の許可、決定又は承認等の意見決定を受けるために起案された文書をいう。
(5) 原議文書 決裁済の文書をいう。
(6) 文書の保管 文書を事務室内の一定の場所に、一定の期間収納しておくことをいう。
(7) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に、一定の期間収納しておくことをいう。
(課長の職務)
第4条 課長は、事務局における文書事務を総括し、常に事務局における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、文書の処理の効率的な運用に努めなければならない。
(文書主任及び文書取扱担当者)
第5条 事務局に、文書主任及び文書取扱担当者を置く。
2 文書主任は、係長(係長がいない場合にあっては、これに準ずる職にある者)をもって充てる。
3 文書取扱担当者は、課長が所属職員のうちから指定する。
(文書主任等の職務)
第6条 文書主任は、課長の命を受け、事務局における次の各号に掲げる文書事務を取り扱うものとする。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務について必要なこと。
2 文書取扱担当者は、文書主任の指示を受けて前項各号の文書事務に従事する。
(文書取扱いの年度)
第7条 文書取扱いの年度は、法規文書、訓令文書及び公示文書(以下「法規文書等」という。)並びに議案文書にあっては、毎年1月1日から12月31日までとし、一般文書にあっては、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、一般文書のうち、特に課長が認めたものは、文書取扱いに関する年度を法規文書等及び議案文書と同様にすることができる。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、辞令、賞状又は軽易なもの等にあっては、これを省略することができる。
2 一般文書の記号は、別表に定める約字とする。ただし、課長は、これにより難いと認めるときは、別に定めることができる。
3 法規文書等の記号は、組合名を冠して、それぞれ文書の種類を表す文字とする。
4 議案文書の記号は、それぞれ文書の種類を表す文字とする。
5 番号は、記号に続けて「第 号」をもって記載するものとする。
6 一般文書の番号は、会計年度を通じて一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書で、年度をまたがる場合その他特に定められた場合を除くほか、完結するまで同一番号とする。
7 法規文書等及び議案文書の番号は、それぞれ文書の種類ごとに暦年を通じて一連番号とする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第9条 郵送等により組合に到達した文書(以下「到達文書」という。)は、課長が受領する。ただし、次の各号に掲げる到達文書は、特殊文書収配簿に記載し、受領印又は署名を徴する。
(1) 特殊取扱郵便(速達のみを特殊取扱いとする郵便物を除く。以下同じ。)による到達文書
(2) 前号に掲げるもののほか、課長が必要と認める到達文書
(郵便料金の未納又は不足の到達文書の処理)
第11条 到達文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。
(返送文書の取扱い)
第12条 第9条の規定は、返送されてきた文書について準用する。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第13条 文書の処理は、課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の指示)
第14条 第10条第1項の規定により文書の回付を受けた課長は、当該文書に係る事案についての処理の方針、期限等を具体的に示して、当該文書を処理担当者に回付しなければならない。
2 処理担当者は、次条第1項に規定する場合を除き、直ちに課長の指示に従って、起案に着手しなければならない。この場合において、指示された期限内に処理できないときは、改めて課長の指示を受けなければならない。
(1) 当該文書に係る事案の処理について、直ちに起案することができないとき。
(2) 当該文書の内容や存在を直ちに上司に報告する必要があるとき。
2 前項に規定する場合のほか、起案を要しない事案に係る文書で、その内容や存在を上司に報告する必要があるものについては、速やかにこれを上司の閲覧に供しなければならない。
3 前2項の規定による供覧の方法については、起案の例によるものとする。
(起案)
第16条 起案は、規則、訓令等に定めのある場合を除き、起案用紙を用いて行うものとする。ただし、事務局長の専決事項以下の事案に係る起案については、課長が指定する方法により、文書の余白を利用して行うことができる。
2 定例的に取り扱う事案についての起案は、起案用紙を用いず、一定の帳票を用いて行うことができる。
(起案文書の作成)
第17条 起案は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。
(1) 起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び事案の経過等を記載すること。この場合、箇条書にする等留意すること。
(2) 経費を伴う事案についての起案文書は、予算との関係を明らかにしておくこと。
(3) 起案文書の字句を加除訂正したときは、その箇所に加除訂正者が認印すること。
(4) 起案文書には、決裁区分、ファイル標題、保存年限、回議者職名、起案年月日等の必要事項をそれぞれの欄に記載すること。
(5) 起案文書には、必要に応じて、関係文書、参考資料等を添えること。
(6) 急施を要する文書、秘密に属する文書その他当該文書の施行について特別な取扱いを要するものは、起案用紙の取扱区分欄にその旨を表示すること。
(7) 秘密に属する文書で必要のあるものは、封筒に入れる等他見に触れないようにすること。
(文書の発信者名等)
第18条 施行する文書は、管理者、会計管理者その他職務権限を有する者の職名及び氏名を用いる。ただし、軽易なものは、職名のみを用い、氏名を省略することができる。
2 一般照復文書、組合内文書等は、事案の軽重又はあて先名の区別により、管理者名、事務局長名又は課長名を用いることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、組合名を用いることができる。
4 組合内文書には、職名のみを用い、氏名は省略するものとする。
(一部改正〔平成19年規則4号〕)
(処理担当者の表示)
第19条 発送文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書の末尾に処理担当者の所属、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。
(起案文書の回議)
第20条 起案文書の回議は、当該文書に係る事案に応じて、流れ方式又は当該文書に係る事案を担当する職員による持ち回りの方式によるものとする。
(回議)
第21条 起案文書は、すべて文書主任の審査を受け、順次所定の上司に回議し、決裁権限を有する者の決裁を得なければならない。
2 前項の場合において、回議を受けた者が当該文書について承認等するときは、当該文書の所定の欄に認印しなければならない。
(代決文書の後閲)
第22条 決裁権限を有する者が不在中代決した原議文書は、決裁権限を有する者が登庁した際、直ちに閲覧に供さなければならない。
2 前項の場合において、代決した者は、決裁権限を有する者が押印すべき欄に「代」と記入しなければならない。
3 起案文書に押印することとされている者(決裁権限を有する者を除く。)に事故があり、かつ、緊急を要するときは、当該押印欄に「後閲」と記入し、上司の決定を受けることができる。
4 前項の規定により後閲と記入された起案文書又は原議文書は、押印することとされている者が登庁した際直ちに閲覧に供さなければならない。
(緊急処理すべき事案の処理)
第23条 緊急に処理する必要があり、かつ、所定の手続を経る暇がないときは、直ちに口頭により決裁手続を行って処理することができる。この場合において、事後に所定の手続をとらなければならない。
(未処理文書の追求)
第24条 文書主任は、課長の指示を受け、文書受発件名簿等によって、未処理文書を追求し、その処理の促進を図らなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の施行)
第25条 事案が決裁されたときは、直ちに施行手続をとらなければならない。直ちに施行手続をとることができないものについては、上司の指示を受けるものとする。
2 処理担当者は、文書を施行する際、文書受発件名簿に所要事項を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(公印)
第26条 施行する文書のうち組合外文書には、北河内4市リサイクル施設組合公印規則(平成16年北河内4市リサイクル施設組合規則第3号)に定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、権利義務に関係しない文書又は軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。
2 施行する文書のうち組合内文書については、公印の押印を省略するものとする。
3 施行する文書には、当該文書の中央上部に原議文書と契印するものとする。ただし、当該文書の性質又は内容により契印の押印を要しないものは、この限りでない。
4 公印を押印した文書のうち重要な文書で紙数が2枚以上のものは、各用紙の継ぎ目等に当該公印で割印するものとする。
5 外国の地方公共団体の機関等にあてて発送する施行文書については、文書の発信者が署名することにより第2項の規定による公印の押印に代えることができる。
(訂正の方法)
第27条 施行する文書を訂正する場合は、誤った部分を2本の線で消して、訂正印を押し、そのわきに正しい文字を記入するものとする。この場合において、訂正印は、当該文書に押印した公印を使用するものとする。
2 登記関係等の権利義務に関する特殊な文書については、前項の訂正方法をとった上、さらに、訂正箇所の上部余白等に「○字訂正」と記載し、その箇所にも公印を押印するものとする。
第5章 文書の整理、保管及び保存
第1節 通則
(文書整理の原則)
第28条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに、直ちに利用できるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じ、情報の漏洩防止に努めなければならない。
(文書分類表)
第29条 文書は、課長が定める文書分類表に基づいて分類しなければならない。
第2節 文書の保管及び引渡し
(未完結文書の保管及び引渡し)
第30条 処理担当者は、処理を要する文書のうち、未着手のもの、処理を一時中止したもの又は動務時間中に処理の終わらなかったもの(以下「未完結文書」という。)を懸安フォルダーに入れてファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の所定の位置に収納し、処理担当者以外の者であっても、当該未完結文書の所在及び処理の状況を常に知ることができるようにしておかなければならない。
2 処理担当者は、文書の処理を完結した場合は、速やかに、文書受発件名簿に所要事項を記載し、当該文書を所定のファイルに収納しなければならない。
第3節 文書の保存
(文書の保存年限)
第31条 文書の保存年限の種別は、次のとおりとする。
(1) 長期
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
3 課長は、文書の保存年限が前2項の規定により難いと認めるときは、文書の保存年限の種別を新設することができる。
(保存年限の設定)
第32条 文書の保存年限の設定又はその変更は、課長が行う。
2 文書の保存年限を設定し、又は変更しようとするときは、次の各号に掲げる基準を参考にし、かつ、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
(1) 長期の保存とするもの
ア 組合の沿革に関するもの
イ 組合議会に関する重要なもの
ウ 例規原簿
エ 組合が当事者となった争訟に関する重要なもの
オ 公職適否、資格審査に関するもの
カ 職階、進退、賞罰、身分等人事に関する重要なもの
キ 儀式及び表彰に関する重要なもの
ク 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
ケ 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
コ 財産、営造物及び組合債に関する重要なもの
サ 公債及び借入金に関する重要なもの
シ 許可、認可又は契約に関する重要なもの
ス 不動産の取得、管理、処分等に関する重要なもの
セ 公益法人、その他諸団体に関する重要なもの
ソ 事業及び事業計画に関する重要なもの
タ 原簿、台帳等で特に重要なもの
チ 機関の設置、廃置に関する書類で重要なもの
シ 法令書、統計書、その他の図書で重要なもの
テ その他長期の保存の必要があると認めるもの
(2) 10年保存とするもの
ア 組合議会に関するもの
イ 予算、決算及び出納に関する重要なもの
ウ 備品の出納に関する重要なもの
エ 契約に関するもので重要なもの
オ 補助金・交付金に関する重要なもの
カ 職階、進退、賞罰、身分等人事に関するもの
キ 人事に関する重要なもの
ク 陳情に関する重要なもの
ケ 社会事業に関する重要なもの
コ 事務改善に関するもの
サ 原簿台帳等で重要なもの
シ その他10年保存の必要があると認めるもの
(3) 5年保存とするもの
ア 消耗品及び材料に関する重要なもの
イ 調査、統計、報告、証明等に関するもの
ウ 人事に関するもの
エ 火災保険に関するもの
オ 重要文書の受発に関するもの
カ 予算、決算及び出納に関するもの
キ 不動産の取得、管理、処分等に関するもの
ク 工事又は物品に関するもの
ケ 認許証、消毒に関するもの
コ その他5年保存の必要があると認めるもの
(4) 3年保存とするもの
ア 消耗品及び材料に関するもの
イ 調査、統計、報告、証明等に関する軽易なもの
ウ 公益法人その他諸団体に関するもの
エ 照会、回答その他往復文書に関するもの
オ 出勤、遅刻、早退、休暇、出張等に関するもの
カ 身分、住所等変更届に関するもの
キ その他3年保存の必要があると認めるもの
(文書の完結日)
第33条 文書の完結日は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 法規文書等及び指令は、所定の手続により、公示、令達又は通知された日
(2) 議案文書は、所定の手続により議決等された日
(3) 照会、諮問、申請等の往復文書は、これらに対して、回答、答申、通達等が発送又は配布された日。ただし、照会、不服の申立てその他を再度必要とする場合は、これらに対する回答が発送又は配布された日とする。
(4) 前3号以外の文書
ア 伺い、復命書、供覧文書、届、辞令等で上司の決裁を必要とするもの その決裁が終わった日
イ 契約関係文書 当該契約期間満了の日
ウ 出納関係の証拠書類 当該出納のあった日
エ 訴訟関係書類 当該事件が完結した日
オ 賞状、表彰状、感謝状等 本人に交付した日
(保存年限の計算)
第34条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の始めから起算するものとする。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
2 文書の常用取扱いを終了し、なお保存を要する文書については、当該取扱いの終了日の属する会計年度の翌会計年度の初日から起算するものとする。
(完結文書の保存方法)
第35条 保存を必要とする完結文書は、毎年課長が指定する日までに、次の各号に掲げるところに従い保存するものとする。
(1) ファイルに収納したまま保存年限別に保存箱に収納すること。
(2) 文書量の都合により、2年度又は2年以上にわたる分を同一の保存箱に収納するときは、区分紙を差し入れ、年度又は年の区分を明らかにしておくこと。
(3) 相互に極めて密接な関係がある2以上の完結文書は、1件として整理すること。この場合において、保存年限を異にするものについては、長期のものにより整理すること。
(4) 保存箱の表には、文書完結年度又は年、保存年限、内容、廃棄年月その他必要な事項を記載すること。
(5) 保存箱ごとに保存文書引継票を作成すること。この場合において、保存文書引継票のファイル標題欄には、当該保存箱に収納したすべての文書のファイル標題等を記載すること。
2 前項第1号による保存が適当でないと認められる文書は、製本し、袋に収納し、又は結束して保存することができる。
第4節 文書の利用
(保管文書の持出し)
第36条 保管文書を持ち出した職員は、当該文書を退庁時までに必ず所定の位置に返還しなければならない。
(保存文書の閲借覧)
第37条 保存中の文書を閲借覧する者は、保存文書閲借覧簿に所要事項を記入し、課長に申し出なければならない。
2 課長は、必要があると認めるときは、前項の申出を拒否し、又は既に閲覧に供し、若しくは借覧中の文書の返還を求めることができるものとする。
3 文書の借覧期間は10日以内とする。ただし、課長の許可を得て延長することができるものとする。
(閲借欄文書の紛失等)
第38条 閲借覧文書を紛失又は汚損したときは、閲借覧者は、直ちに課長に届け出なければならない。
(禁止事項)
第39条 閲借覧文書は、これを抜き取り、取り替え、訂正し、又は他に転貸してはならない。
第5節 文書の廃棄
(文書の廃棄)
第40条 課長は、保存期間が満了した文書を、速やかに廃棄処分を行うものとする。
2 課長は、保存期間中の文書で保存する必要がなくなったと認めるものについては、当該文書の保存年限の経過前においても、廃棄することができる。
3 課長は、長期の保存文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、改めて保存の要否を決定することができる。
4 課長は、保存期間が満了した文書であっても、なお保存する必要があると認めるものについては、保存期間を延長することができる。
5 課長は、保管の必要がなくなった文書を適宜に廃棄しなければならない。
(廃棄文書の処理)
第41条 文書の廃棄は、課長が指定する方法で行わなければならない。
第6章 電磁的記録
(電磁的記録の取扱い)
第42条 電磁的記録及び電磁的記録媒体の取扱いについては、この規則に定める文書の取扱いに準じて取り扱わなければならない。
第7章 雑則
(文書等の様式)
第43条 この規則に定める文書等の様式は、事務局長が定める。
(委任)
第44条 この規則の実施について必要な事項は、事務局長が定める。
附則
この規則は、平成16年6月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日規則第4号)
この規則は、平成19年10月1日から施行する。
別表(第8条第2項関係)
事務局名 | 文書記号 |
北河内4市リサイクル施設組合事務局 | 北河4市リ |
